ARTI PENTING ORGANISASI & METODE

ARTI PENTING ORGANISASI & METODE

tugas 1

Organisasi berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.

Istilah Organisasi dapat diartikan sebagai:

WADAH : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)

PROSES : Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien (bersifat Dinamis) ====è Inilah yang menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang dan berubah-ubah

METODE : Tata kerja / cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

Metode ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan manajemen tidak terjadi kemacetan dan pemborosan.

ORGANISASI DAN METODE :

Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan

Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:

· Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya

· Mutlak dalam kegiatan manajemen

· Memanfaatkan segala sumber dan waktu

· Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan

MANAJEMEN :

Proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan

Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:

¨ Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)

¨ Uang atau Biaya (Money)

¨ Bahan-bahan atau Material (Materials)

¨ Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)

Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan menambah 2 sumber lagi:

¨Tata kerja (Methods)

¨ Pasar (Market)

Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.

3. Sejarah O & M

Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.

Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis. Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:

© Mengadakan prognosis (problems observation)

© Mengadakan diagnosis (problems identification)

© Menentukan sebab-sebab (reasions determination)

© Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)

Istilah-istilah O & M

Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.

Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:

ª Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi

ª Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics

ª Membantu penempatan staf

ª Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan

ª Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja

ª Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi

ª Membantu top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja

ª Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.

4. O & M sebagai alat Analisis & Survey

Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.

Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:

a. Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:

♪ Perumusan tujuan survei

♪ Penentuan ruang lingkup

♪ Penentuan sasaran

♪ Penentuan sampling

♪ Persiapan program

♪ persiapan pelaksanaan

b. Pelaksanaan Survei

♪ Pengumpulan data

♪ Pengumpulan fakta:

♫ Peninjauan langsung

♫ Wawancara

♫ Diskusi

♫ Membagikan survei

♫ Riset

c. Pengolahan

♪ Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan

♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif

d. Penyajian

♪ Penyerahan laporan

♪ Pemaparan

e. Penerapan

♪ Pembinaan hubungan kontinyu

♪ Penugasan

♪ Penilaian

RUANG LINGKUP O & M

► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)

► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)

1.Sebutkan 6 (sumber-sumber) manajemen ( The Six M’s Manajement)
2.Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen
3.Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif
4.Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M
JAWABAN

1. - Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
- Uang atau Biaya (Money)
- Bahan-bahan atau Material (Materials)
- Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)
- Tata kerja (Methods)
- Pasar (Market)

2. Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas
mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M,
Methods & Market tidak disebut sebagai sumber.
Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan
market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.

3. Efisiensi adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas
antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang
dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

Efektif adalah suatu usaha yg telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti
target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas.

4. Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:
-Analisis organisasi
-Komunikasi dalam organisasi
-Tata kerja, prosedur dan system kerja
-Pentingnya filling
-Penyimpanan data & dokumen
-Formulir
-Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
-Penyusunan tata ruang & perencanaannya
-Penulisan laporan
-Penyusunan buku pedoman kerja
-Penyusunan Anggaran belanja
-Analisis kepegawaian

Nama : imam tri yogo

npm : 13109716

kelas :2 ka22

EFISIENSI

EFISIENSI

tugas 2

1. EFISIENSI

Seperti telah dibahas pada bab-bab sebelumnya tujuan akhir dari adanya O&M adalah bagaimana tercipta efisiensi yang berarti pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen berjalan lancar sesuai dengan harapan, oleh sebab itu kita perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan efisiensi itu sendiri.

Efisiensi adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

Syarat-syarat tercapainya efesiensi:

© Berhasil guna (efektif)

Kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas

© Ekonomis

Dalam usaha pencapaian efektif maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lain telah digunakan dengan tepat sesuai dengan perencanaan sehingga tidak terjadi pemborosan, penyelewengan dan korupsi

© Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan

Untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja benar-benar di buat se objektif mungkin, mencerminkan fakta sesusungguhnya, dengan membuat report-report sebagai bukti pengeluaran pengeluaran yang telah dilakukan.

© Pembagian kerja yang nyata

Dalam pembagian kerja harus didasarkan pada kemampuan masing-masing individu yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia

© Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab

Antara wewenang dan tanggung jawab harus terjadi keseimbangan, jangan sampai wewenang lebih besar atau sebaliknya

© Prosedur kerja yang praktis

Untuk menegaskan bahwa O&M merupakan kegiatan praktis, maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskanharuslah merupakan kegiatan-kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancer dan tidak hanya berhenti sebagai konsep-konsep teoritis di atas kertas saja O&M menunjukan kegiatan ilmiah dan praktis yang urutan tahap demi tahap mencerminkan asal pekerjaan, kemana akan diteruskan dan kapan selesainya.

Cara Meningkatkan efesiensi:

§ Pelaksanaan fungsi manajemen dengan tepat

§ Pemanfaatan sumber-sumber dengan tepat pula

§ Pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat mencapai tujuan

§ Pengarahan & Dinamika organisasi untuk pengembangan & kemajuan yang berkesinambungan.

2. RUANG LINGKUP O&M

Seperti telah dijelaskan pada Bab-1 bahwa fungsi O&M adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori O&M secara tepat.

Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

ª Anailisis organisasi

ª Komunikasi dalam organisasi

ª Tata kerja, prosedur dan system kerja

ª Pentingnya filling

ª Penyimpanan data & dokumen

ª Formulir

ª Pendayagunaan mesin kantor & peralatan

ª Penyusunan tata ruang & perencanaannya

ª Penulisan laporan

ª Penyusunan buku pedoman kerja

ª Penyusunan Anggaran belanja

ª Analisis kepegawaian

1. Jelaskan Ruang lingkup ORMET !
2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?
3. Apa penyebab timbulnya organisasi informal ?
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’ ?

~JAWAB~

1. Ruang lingkup Organisasi & Metode adalah menyangkut bidang-bidang khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scopenya.
* Pentingnya filling
* Penyimpanan data & dokumen
* Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
* Penyusunan tata ruang & perencanaannya
* Penulisan laporan
* Penyusunan buku pedoman kerja
* Penyusunan Anggaran belanja
* Analisis kepegawaian

* Pentingnya penyederhanaan kerja

* Organisai unit O & M

* Kesimpulan akhir

2. Karena pada umumnya pada masyarakat kebanyakan memerlukan uang untuk memenuhi kelangsungan hidupnya, apalagi semakin majunya zaman kebutuhan ekonomi pun semakin meningkat, untuk memperoleh uang kita harus bekerja keras.

Banyak hal yang dapat kita lakukan dalam mendapatkan uang, salah satunya :

1. bekerja di perkantoran
2. menjadi buruh pabrik
3. security
4. berdagang, dll.

3. Ada banyak alasan kenapa bisa muncul dan berkembang organisasi informal seperti:

* Pada dasarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya
* Jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut kurang dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Itulah organisasi informal.
* Munculnya biasanya dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama

4. Jendela Johari pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antarorang yang berinteraksi, diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari (Johari Window) adalah konsep komunikasi yang diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antarorang yang berinteraksi.

NAMA : Imam tri yogo

NPM : 13109716

Kelas : 2 KA22